{"id":6440,"date":"2019-10-23T15:16:26","date_gmt":"2019-10-23T13:16:26","guid":{"rendered":"https:\/\/www.luklagroup.com\/sem-categoria\/rendre-vos-collaborateurs-acteurs-du-changement-de-vos-projets-dintranet\/"},"modified":"2019-10-23T15:16:26","modified_gmt":"2019-10-23T13:16:26","slug":"rendre-vos-collaborateurs-acteurs-du-changement-de-vos-projets-dintranet","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.luklagroup.com\/pt-pt\/digital-workplace-pt-pt\/rendre-vos-collaborateurs-acteurs-du-changement-de-vos-projets-dintranet\/","title":{"rendered":"Rendre vos collaborateurs acteurs du changement de vos projets de Digital Workplace"},"content":{"rendered":"<h2><strong>La Digital Workplace : un visage plus collaboratif pour votre organisation<\/strong><\/h2>\n<p>Les objectifs d&#8217;une Digital Workplace sont multiples, comme rendre l\u2019organisation plus transversale, plus communicante et bien s\u00fbr plus fluide. Par ailleurs, \u00e0 travers les nouvelles fonctionnalit\u00e9s de l&#8217;outil, nous pouvons constater une utilisation davantage orient\u00e9e pour le collaborateur. Par cons\u00e9quent, <strong>votre syst\u00e8me d&#8217;information change<\/strong>, et donc l&#8217;angle apport\u00e9 \u00e0 votre organisation devient plus &#8220;social&#8221; :<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Le collaborateur est au c\u0153ur de la Digital Workplace.<\/strong> En effet, il tend \u00e0 faire vivre la plateforme gr\u00e2ce \u00e0 la possibilit\u00e9 de contribuer lui-m\u00eame,<\/li>\n<li>La Digital Workplace de demain s\u2019enrichit en apportant une vision <strong>plus collaborative et sociale<\/strong>,<\/li>\n<li><strong>L\u2019information devient plus cibl\u00e9e<\/strong>. Ainsi, le collaborateur consid\u00e8re l\u2019intranet comme une plateforme pertinente et utile,<\/li>\n<li>Les nouveaux formats (vid\u00e9os, photos) permettent de rendre l&#8217;<strong>intranet plus humain. <\/strong>Des vid\u00e9os d&#8217;interview de collaborateurs peuvent \u00eatre int\u00e9gr\u00e9es (ex : retours d&#8217;exp\u00e9riences, d&#8217;\u00e9v\u00e8nements internes).<\/li>\n<\/ul>\n<p>Pour autant, cette vision reste th\u00e9orique si certains \u00e9l\u00e9ments internes ne sont pas modifi\u00e9s. Selon l&#8217;<a href=\"https:\/\/www.arctus.com\/fr\/resultats-observatoire-intranet-digital-working-2019\/\">Observatoire Intranet et Digital Working<\/a> 2019, 34% des entreprises n&#8217;ont formalis\u00e9 ni r\u00e8gles, ni proc\u00e9dures. D&#8217;o\u00f9 l&#8217;importance de bien int\u00e9grer l&#8217;usage de l&#8217;intranet dans votre SI. Mais aussi,&nbsp;pour bien appuyer ce changement,&nbsp;la Direction doit in\u00e9vitablement&nbsp;\u00eatre pr\u00e9sente. Elle aura pour r\u00f4le de&nbsp;promouvoir l&#8217;intranet en pr\u00f4nant cette nouvelle culture du digital.<\/p>\n<h2><strong>Dessiner tout changement sous le prisme du collaborateur avant de lancer votre projet d\u2019intranet<\/strong><\/h2>\n<h4>Diff\u00e9rencier les termes de la conduite du changement<\/h4>\n<p>Pour initialiser un changement dans votre organisation, diff\u00e9rencions deux termes&nbsp;:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Le changement <\/strong>: il est identifi\u00e9 \u00e0 une date d\u00e9termin\u00e9e,<\/li>\n<li><strong>La transition <\/strong>: elle nourrit et acc\u00e9l\u00e8re une dynamique sociale pour mettre l\u2019organisation en mouvement (vers les objectifs fix\u00e9s).<\/li>\n<\/ul>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-1662 size-full\" style=\"width: 100% !important;padding: 0px;margin: 0 auto\" src=\"https:\/\/digiwin.fr\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/lancement_projet_schema3.jpg\" alt=\"Transformation digitale intranet, transition et changement\" width=\"800\" height=\"253\"><br \/>\nDans un projet d\u2019intranet, <strong>le changement est la date du lancement officiel<\/strong> de l\u2019outil. <strong>La transition est le chemin (la strat\u00e9gie digitale et de conduite du changement)<\/strong> \u00e0 parcourir pour atteindre son adoption.<\/p>\n<p>L&#8217;accompagnement au changement doit prendre en compte finalit\u00e9s, enjeux et impacts des diff\u00e9rentes composantes de l&#8217;organisation :<\/p>\n<ul>\n<li>La culture de l\u2019entreprise,<\/li>\n<li>L\u2019organisation interne,<\/li>\n<li>Le management,<\/li>\n<li>Les individus.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Le but est ainsi de r\u00e9duire les impacts organisationnels et psychologiques de ce changement. Mais aussi, d&#8217;instaurer un \u00e9cosyst\u00e8me de travail viable sur du long terme. <strong>L&#8217;objectif majeur de toute transformation digitale consiste \u00e0 faire correspondre les fonctionnalit\u00e9s aux usages m\u00e9tiers, et non l&#8217;inverse. <\/strong><\/p>\n<h4>Pour bien conduire le projet, d\u00e9composer le en 4 phases<\/h4>\n<p>Quatre grandes \u00e9tapes rythment le projet qui sera agile et collaboratif :<\/p>\n<ol>\n<li><strong>Anticipation &#8211; conception <\/strong>: Pr\u00e9paration, identification des impacts, r\u00e9alisation du plan strat\u00e9gique avec une gouvernance d\u00e9finie, communication informationnelle sur le projet, ateliers de co-conception avec un panel utilisateurs \/ collaborateurs,<\/li>\n<li><strong>Exp\u00e9rimentation &#8211; ajustement <\/strong>: Phase pilote avec un \u00e9chantillon de testeurs, recueil et capitalisation des retours d\u2019exp\u00e9riences, ajustement de l\u2019outil et de la strat\u00e9gie d\u2019accompagnement,<\/li>\n<li><strong>Lancement officiel <\/strong>: Communication large avec appui de la Direction et du management, lancement ludique, d\u00e9couverte de l\u2019outil,<\/li>\n<li><strong>Suivi &#8211; valorisation &#8211; ajustement <\/strong>: Formation, Accompagnement plus sp\u00e9cifique pour certaines populations, Recueil des r\u00e9ussites, Valorisation de l\u2019usage de l\u2019intranet par la Direction et le management, Ajustement de l\u2019outil et des usages d\u00e9finis.<\/li>\n<\/ol>\n<h2><strong>Actions pour favoriser l\u2019adoption de la Digital Workplace et l\u2019engagement de vos collaborateurs<\/strong><\/h2>\n<p>Dans un premier temps, l&#8217;objectif est d&#8217;enclencher une dynamique interne, puis dans un second temps, la maintenir. Favoriser l\u2019engagement passe avant tout par votre posture : soyez \u00e0 leur \u00e9coute et proche de vos collaborateurs. Ils doivent se sentir concern\u00e9s et non \u00ab forc\u00e9s \u00bb par une strat\u00e9gie venant du \u00ab haut \u00bb, de la Direction.<\/p>\n<p>Pour favoriser la conduite du changement et le dynamisme social, les 6 \u00e9l\u00e9ments \u00e0 consid\u00e9rer sont :<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Communiquer<\/strong> sur le changement \u00e0 l\u2019ensemble des personnes de votre p\u00e9rim\u00e8tre projet digital (directement ou indirectement) : en amont, pendant et apr\u00e8s pour annoncer le projet, les objectifs et la m\u00e9thodologie.<\/li>\n<li><strong>Rencontrer<\/strong> les personnes : pour rendre le projet plus vivant et visible en allant directement \u00e0 leur rencontre pour informer sur le projet, notamment pour des populations non connect\u00e9es ou d\u00e9centralis\u00e9es.<\/li>\n<li><strong>Engager<\/strong> des volontaires motiv\u00e9s : pour l\u00e9gitimiter l\u2019outil localement et appuyer son int\u00e9r\u00eat \u00e0 travers la promotion de ces utilisateurs sp\u00e9cifiques. Nous les appellerons &#8220;ambassadeurs&#8221;.<\/li>\n<li><strong>Co-concevoir<\/strong> des ateliers collectifs avec le groupe projet et les utilisateurs&nbsp;: pour r\u00e9aliser un outil bien adapt\u00e9 \u00e0 leurs besoins, valoriser le travail et l\u00e9gitimer l\u2019outil de par leur implication dans le projet.<\/li>\n<li><strong>Former<\/strong> vos collaborateurs sur l\u2019outil, sur les nouveaux usages et leur nouveau r\u00f4le : pour r\u00e9duire les craintes li\u00e9es aux comp\u00e9tences sur l\u2019usage de l\u2019outil-m\u00eame et sur leur l\u00e9gitimit\u00e9 face \u00e0 la transformation de leur r\u00f4le.<\/li>\n<li><strong>Valoriser <\/strong>l\u2019ensemble des collaborateurs de leur contribution : pour les encourager sur leur participation en amont (r\u00e9alisation d\u2019ateliers de co-construction) et en aval (valorisation concernant leur usage de l\u2019intranet). L&#8217;encouragement se fait \u00e0 la fois par la Direction (profitez du fil d\u2019actualit\u00e9 de votre intranet pour communiquer) et les managers.<\/li>\n<\/ul>\n<h2><strong>Vos collaborateurs : acteurs du changement de votre projet de Digital Workplace<\/strong><\/h2>\n<h4>D\u00e9composer votre organisation en 4 grandes familles<\/h4>\n<p>De sorte de rendre chacun acteur du projet \u00e0 son niveau, cr\u00e9ez une dynamique interne. De ce fait, classifiez vos collaborateurs selon leur positionnement et leur r\u00f4le dans votre organisation et dans le projet. La construction de votre plan strat\u00e9gique se positionnera sur cette base.<\/p>\n<p>Les 4 grandes familles d&#8217;acteurs de votre projet sont :<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-1613 size-full\" src=\"https:\/\/digiwin.fr\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/DIGIWIN-CPAM-Webinar-Acteurs-projet.png\" alt=\"Acteurs de transformation digitale intranet, collaborateur\" width=\"967\" height=\"354\"><\/p>\n<p>L&#8217;identification de ces diff\u00e9rents acteurs permettra d&#8217;orienter l&#8217;angle de la <strong>communication et des formations r\u00e9pondant \u00e0 des enjeux et objectifs diff\u00e9rents<\/strong>. Par cons\u00e9quent, s\u2019en d\u00e9coule la r\u00e9alisation du plan strat\u00e9gique d\u2019accompagnement qui devra \u00eatre modul\u00e9e puis enrichie au cours du projet. C\u2019est pourquoi, nous vous conseillons de d\u00e9finir une gouvernance et des instances projet. A noter, le groupe projet &#8220;conception outil&#8221; peut \u00eatre diff\u00e9rent du groupe projet &#8220;conduite du changement&#8221; en fonction de l&#8217;ampleur de l&#8217;accompagnement que vous aurez d\u00e9termin\u00e9e.<\/p>\n<p>Bien \u00e9videmment, tous ces acteurs sont importants dans les projets de transformation digitale. Pour autant, une attention particuli\u00e8re est port\u00e9e \u00e0 un profil : le manager interm\u00e9diaire. De par sa fonction, <strong>le manager est garant de la transmission du message<\/strong> et peut, si le projet ne l\u2019int\u00e9resse pas, court-circuiter le changement.<\/p>\n<p>Si aucun exemple n&#8217;est impuls\u00e9 par le manager (ou la Direction), le projet a de forte chance d\u2019\u00e9chouer, ou de ne pas atteindre les objectifs voulus. En effet, de par la transversalit\u00e9 de votre future organisation, le manager centralisera moins l\u2019information. C\u2019est pourquoi, nous vous proposons de r\u00e9aliser un accompagnement sp\u00e9cifique de ces managers pour att\u00e9nuer leur crainte de perte de pouvoir. La formation de leur nouveau r\u00f4le de &#8220;coordinateur d\u2019\u00e9quipe&#8221; (et non de &#8220;contr\u00f4leur&#8221;) est \u00e0 envisager pour devenir un manager 2.0, voire 3.0.<\/p>\n<h4>Trois groupes projet dans votre transformation digitale<\/h4>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-1721 size-full\" style=\"width: 90% !important;padding: 0px;margin: 0 auto\" src=\"https:\/\/digiwin.fr\/wp-content\/uploads\/2019\/10\/equipe_projet4.jpg\" alt=\"Equipes projets d'une transformation digitale\" width=\"700\" height=\"166\"><\/p>\n<ul>\n<li>Le <strong>chef de projet<\/strong> est notre interlocuteur direct dans le suivi du projet. Il peut \u00eatre appuy\u00e9 par un bin\u00f4me .<\/li>\n<li>Le <strong>groupe projet restreint<\/strong> pilote le projet et valide les grandes d\u00e9cisions. Pour avoir une vision la plus globale, trois r\u00e9f\u00e9rents m\u00e9tiers doivent id\u00e9alement \u00eatre repr\u00e9sent\u00e9s : la DSI, la COM, et le RH. Egalement, le sponsor peut participer \u00e0 l&#8217;\u00e9laboration du projet.<\/li>\n<li>Le <strong>groupe projet \u00e9largi<\/strong>, o\u00f9 s\u2019ajoute au groupe restreint un panel utilisateurs et de contributeurs. Nous recueillerons leur r\u00e9alit\u00e9 terrain pour dessiner leur quotidien \u00e0 travers des ateliers (tables rondes, interviews) ou des sondages. Ces ateliers permettront en parall\u00e8le un diagnostic informel pour mesurer leur maturit\u00e9 digitale et leur comportement face au changement. Il en devient plus ais\u00e9 d&#8217;identifier leurs besoins, leurs freins et leurs leviers de motivations. De plus, en les conviant, l\u2019acculturation d\u00e9butera et facilitera l\u2019identification de vos futurs ambassadeurs.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Conclusion<\/h2>\n<p>De mani\u00e8re g\u00e9n\u00e9rale, <strong>la transformation digitale transforme directement les m\u00e9tiers<\/strong>, les r\u00f4les et les comp\u00e9tences connues \u00e0 ce jour. En effet, le syst\u00e8me d&#8217;information change ainsi que l&#8217;ensemble des proc\u00e9dures de votre organisation. Les \u00e9quipes doivent se coordonner autrement et apprendre de nouvelles mani\u00e8res de travailler ensemble. Sans oublier l&#8217;<strong>importance de la hi\u00e9rarchie<\/strong> dans un tel mod\u00e8le en incarnant une posture l\u00e9gitime et exemplaire, qui apportera un sentiment plus fort de proximit\u00e9.<\/p>\n<p>Plus qu&#8217;un outil, l&#8217;intranet modifie les m\u0153urs&nbsp;et l&#8217;acc\u00e8s \u00e0 l&#8217;information. Et certains peuvent \u00eatre moins aguerris que d&#8217;autres. D&#8217;o\u00f9 la n\u00e9cessit\u00e9 de <strong>bouger collectivement pour cr\u00e9er une dynamique interne positive<\/strong>, et donc impliquer directement vos collaborateurs dans ces projets digitaux.<\/p>\n<p>En r\u00e9sum\u00e9, une attention particuli\u00e8re est \u00e0 adresser \u00e0 l&#8217;ensemble de vos collaborateurs pour faciliter cette &#8220;transition&#8221; de mani\u00e8re \u00e0 \u00eatre convaincus de ce &#8220;changement&#8221;. Le digital est un enjeu de taille. La transformation digitale de votre entreprise est donc l&#8217;affaire de chacun, \u00e0 son niveau. #colibri<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La Digital Workplace : un visage plus collaboratif pour votre organisation Les objectifs d&#8217;une Digital Workplace sont multiples, comme rendre l\u2019organisation plus transversale, plus communicante et bien s\u00fbr plus fluide. 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