Contexto
Com mais de 5000 alunos, 300 funcionários e 600 professores, a Excelia queria criar um local de trabalho digital para criar uma cultura digital partilhada.
O principal desafio é reunir todas as comunidades (alunos, professores, pessoal administrativo) em torno de novas práticas e hábitos para incentivar a colaboração e a inovação educativa.
A plataforma destina-se também aos futuros candidatos, que podem inscrever-se diretamente na escola, escolhendo o curso, o ritmo e o local de estudo. Todos os procedimentos administrativos inerentes à inscrição estão centralizados no Digital Workplace, simplificando e agilizando o processo de entrada na Excelia.
A abordagem lùkla
Para apoiar a Excelia, implementámos uma abordagem colaborativa centrada na experiência do utilizador, a fim de envolver os funcionários
desde as primeiras fases de implementação do Digital Workplace.
Governação clara:
Estabelecer uma gestão estruturada do projeto para alinhar todas as partes interessadas.
Uma comunidade de embaixadores:
Mobilização de actores internos para transmitir o projeto e ancorar a utilização no terreno.
Uma abordagem centrada no utilizador:
Adaptação dos cursos a diferentes perfis (estudantes, professores, pessoal administrativo).
Métodos comprovados:
Combinação de metodologias de gestão da mudança (ADKAR, design thinking) e indicadores de acompanhamento para medir concretamente a adoção.
Foi também efectuado um extenso trabalho de integração técnica para garantir a coerência entre o Digital Workplace e o sistema de informação existente. Em particular, a plataforma está ligada ao software Aurion, a ferramenta central de gestão académica (planificação, notas, faltas), garantindo a continuidade do serviço e uma experiência perfeita tanto para os alunos como para o pessoal.
O que fez a diferença
Um projeto inclusivo: todas as comunidades do Excelia (alunos, professores, funcionários) foram envolvidas desde o início.
Uma abordagem pedagógica: a co-construção facilitou a adoção de novas práticas e reforçou a cultura digital partilhada.
Gestão rigorosa: indicadores claros e acompanhamento contínuo permitiram uma gestão eficaz da transformação.
Forte presença local: o papel dos embaixadores internos acelerou a adesão e incentivou a difusão das melhores práticas.
