Contexte
Avec plus de 5 000 étudiants, 300 collaborateurs et 600 enseignants, Excelia a souhaité mettre en place une Digital Workplace afin de créer une culture digitale commune.
L’enjeu principal : réunir l’ensemble des communautés (étudiants, enseignants, collaborateurs administratifs) autour de nouvelles pratiques et habitudes pour favoriser la collaboration et l’innovation pédagogique.
La plateforme s’adresse également aux futurs candidats, qui peuvent postuler directement à l’école en choisissant leur formation, leur rythme et leur lieu d’étude. L’ensemble des démarches administratives liées à l’inscription est ainsi centralisé sur la Digital Workplace, simplifiant et fluidifiant le parcours d’entrée à Excelia.
L’approche lùkla
Pour accompagner Excelia, nous avons mis en place une approche collaborative et centrée sur l’expérience utilisateur afin d’impliquer
les collaborateurs dès les premières étapes du déploiement de la Digital Workplace.
Une gouvernance claire :
Mise en place d’un pilotage structuré du projet pour aligner toutes les parties prenantes.
Une communauté d’ambassadeurs :
Mobilisation d’acteurs internes pour relayer le projet et ancrer les usages sur le terrain.
Une démarche centrée sur les utilisateurs :
Adaptation des parcours selon les profils (étudiants, enseignants, collaborateurs administratifs).
Des méthodes éprouvées :
Combinaison de méthodologies de conduite du changement (ADKAR, design thinking) et d’indicateurs de suivi pour mesurer concrètement l’adoption.
Un fort travail d’intégration technique a également été mené afin d’assurer la cohérence entre la Digital Workplace et le système d’information existant. La plateforme est notamment connectée au logiciel Aurion, outil central de gestion académique (planning, notes, absences), garantissant une continuité de services et une expérience fluide pour les étudiants comme pour les collaborateurs.
Ce qui a fait la différence sur le projet
Un projet inclusif : toutes les communautés d’Excelia (étudiants, enseignants, collaborateurs) ont été impliquées dès le départ.
Une approche pédagogique : la co-construction a facilité l’adoption des nouvelles pratiques et renforcé la culture digitale commune.
Un pilotage rigoureux : des indicateurs clairs et un suivi continu ont permis de piloter efficacement la transformation.
Une forte proximité terrain : le rôle des ambassadeurs internes a accéléré l’adhésion et favorisé la diffusion des bonnes pratiques.
