Contexto
Com mais de 5.000 estudantes, 300 colaboradores e 600 docentes, a Excelia decidiu implementar uma Digital Workplace com o objetivo de criar uma cultura digital comum.
O principal desafio consistia em reunir todas as comunidades (estudantes, docentes e colaboradores administrativos) em torno de novas práticas e hábitos de trabalho, promovendo a colaboração e a inovação pedagógica.
A plataforma destina-se igualmente a futuros candidatos, que podem candidatar-se diretamente à escola escolhendo a sua formação, o regime de ensino e o local de estudo. Todos os procedimentos administrativos relacionados com a inscrição são centralizados na Digital Workplace, simplificando e tornando mais fluido o processo de admissão à Excelia.
A ABORDAGEM DA LÙKLA
Para apoiar a Excelia, implementámos uma abordagem colaborativa e centrada na experiência do utilizador, envolvendo os colaboradores desde as primeiras fases da implementação da Digital Workplace.
Uma governação clara :
Implementação de uma estrutura de gestão do projeto para alinhar todas as partes interessadas.
Uma comunidade de embaixadores :
Mobilização de intervenientes internos para promover o projeto e consolidar os novos usos no terreno.
Uma abordagem centrada nos utilizadores :
Adaptação dos percursos e experiências de acordo com os diferentes perfis (estudantes, docentes e colaboradores administrativos).
Metodologias comprovadas :
Combinação de metodologias de gestão da mudança (ADKAR e Design Thinking) com indicadores de acompanhamento para medir de forma concreta a adoção das novas práticas.
Foi igualmente realizado um importante trabalho de integração técnica para garantir a coerência entre a Digital Workplace e o sistema de informação existente. A plataforma está, nomeadamente, integrada com o software Aurion, ferramenta central de gestão académica (horários, avaliações e ausências), assegurando a continuidade dos serviços e uma experiência fluida tanto para os estudantes como para os colaboradores.
O QUE FEZ A DIFERENÇA NESTE PROJETO
Um projeto inclusivo: todas as comunidades da Excelia (estudantes, docentes e colaboradores) foram envolvidas desde o início.
Uma abordagem pedagógica: a co-construção facilitou a adoção das novas práticas e reforçou a cultura digital comum.
Uma gestão rigorosa: indicadores claros e um acompanhamento contínuo permitiram conduzir a transformação de forma eficaz.
Uma forte proximidade com o terreno: o papel dos embaixadores internos acelerou a adesão e favoreceu a disseminação das boas práticas.
